Kaufmännische Sachbearbeiter*in Rechnungswesen & Buchhaltung (m/w/d)

Happy to Meet You:

Wir sind ein Hamburger Familienunternehmen in 2. Generation!

Verstaubt? Im Gegenteil - wir sind mutig und dynamisch, jung und erfahren (manche schon seit mehr als 25 Jahren Teil der Crew ⛵️), familiär und wertschätzend im Umgang - Humor, Neugier und Drive sind bei uns selbstverständlich an Bord (im Arbeitsalltag).

💙 What We Love Doing:

Seit 40 Jahren entwickeln wir digitale Lösungen für Rechtsabteilungen – von Mittelstand bis hin zu internationalen Konzernen wie Lufthansa oder Haribo - mit uns können sie mit KI mehr aus ihrem juristischer Datenschatz 🚀 holen und vor allem den Überblick über all die wichtigen Anliegen, die sie verantworten, behalten!

🏆 Dabei sind wir deutscher Marktführer. Unser Erfolgsrezept? Kontinuität, Kompetenz und vertrauensvolle, partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Aufgaben

Du übernimmst Rechnungswesen & Buchhaltung-Verantwortung auf Augenhöhe mit unserem bestehenden Team und bist gleichzeitig die Vertretung für unsere Finance-Kollegin bei Abwesenheit.

Finance & Buchhaltung:

- Erstellen und Versenden von wiederkehrenden und einmaligen Rechnungen für Lizenzen & Dienstleistungen

- Anlage und Verwaltung von Neukunden in Lexware

- Eingangsrechnungen kategorisieren und Überweisungen terminieren

- Serienrechnungen einrichten und pflegen

- Bearbeitung von Kündigungen und Teilkündigungen

- Monatliche Belegvorbereitung für den Steuerberater

- Mitwirkung bei Wartungspreisverhandlungen und Angebotserstellung

Kundenkommunikation:

- Eigenständige Bearbeitung des E-Mail- Postfachs - schriftliche Anfragen, Auftragsbestätigungen, Änderungswünsche

- Mahnwesen und Rechnungsklärung mit Kunden

- Erstellung und Versand von Wartungsangeboten und Lizenzaufstellungen

- Begleitung von Kündigungsgesprächen und Kundenbindungsmaßnahmen

Datenpflege & Administration:

- Erstellen und bearbeiten von Bestellungen und Abo-Updates

- Pflege interner Stammdaten

Controlling:

- Interne Finanzdaten auf Vollständigkeit & Richtigkeit überprüfen

- Aufbau und Pflege eines monatlichen Reportings für die Geschäftsführung

- Entwicklung und Überwachung von KPIs (Umsatz, Kosten, Deckungsbeiträge)

- Budgetplanung und Forecast in Abstimmung mit der Geschäftsführung

- Liquiditätsübersicht und Kostencontrolling

- Koordination mit dem Steuerberater – Beleganforderungen, Rückfragen, Jahresabschluss

Vertretung Finance:

- Vollständige Vertretungsfähigkeit für unsere Finance-Kollegin bei Abwesenheit

- Übernahme aller Finance-Routineaufgaben (Rechnungen, Lexware, Kundenkommunikation) im Vertretungsfall

Qualifikation

Muss-Kriterien:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

- Erfahrung mit Rechnungswesen und Buchhaltungssoftware – idealerweise Lexware

- Nachweisliche Erfahrung im Controlling (Reporting, KPIs, Budgetplanung)

- Sicherer Umgang mit MS Office

- Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise

- Zuverlässigkeit bei wiederkehrenden Routineaufgaben

Wünschenswert:

- Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse (Pivot, Formeln, Dashboards)

- Erfahrung mit CRM-Systemen (HubSpot) oder (Finanz-)Datenverarbeitungs-Tools (Airtable)

- Hintergrund im Software-as-a-Service oder IT-nahen Dienstleistungsumfeld

- Kommunikationsstärke im Kundenkontakt (E-Mail und Telefon)

- Interesse an Prozessverbesserungen und digitalen Tools

Benefits

- Wertschätzung – Eine wertschätzende Haltung und rücksichtsvolles Verhalten stehen bei uns an erster Stelle.

- Teamzusammenhalt – Aufgabenbereiche werden nach Stärken zusammengestellt, damit wir gemeinsam unser wahres Potenzial als Team entfalten können.

- Flache Hierarchien & Gestaltungsfreiraum – Deine Ideen zählen: kurze Entscheidungswege, regelmäßige Weiterbildungen und Raum für persönliche Entwicklung und Verantwortung.

- Flexibles & mobiles Arbeiten – Gestalte deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich.

- Schönes Büro in Eppendorf – Moderne Ausstattung und Top-Anbindung.

- Happy Office Vibes – Wöchentliche Team-Lunches, gemeinsame Events, gute Stimmung und jede Menge Kaffee.

- Fahrtkostenzuschuss – Wir unterstützen deine Mobilität mit einem Zuschuss zu deinen Fahrtkosten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!