A1 Adjunct-coördinator Verkiezingen (M/V/X)

Beste collega’s, Klaar om je carrière vooruit te duwen zonder je vertrouwde basis te verliezen? Dankzij interne mobiliteit kan je je talent verkennen en verder ontwikkelen in een nieuwe context, terwijl je elke dag bijdraagt aan het algemeen belang. Kies voor jezelf en het Brussels Gewest en solliciteer uiterlijk 07/09/2026 na het lezen van de toelatingsvoorwaarden. Toelatingsvoorwaarden Om aan deze selectieprocedure voor interne mobiliteit te kunnen deelnemen, moet je ook aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. Je bent een statutair of contractueel personeelslid (met uitzondering van contractuelen die specifiek zijn aangeworven voor een vervanging of voor het uitvoeren van aanvullende of specifieke taken, stage en startbaanovereenkomst) binnen een van de vier overheidsdiensten: Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB) talent.brussels urban.brussels fiscaliteit.brussels 2. Je oefent je functie uit in de graad van attaché(e). 3. Je behoort tot het Nederlandstalige taalrolkader als statutair of contractueel personeelslid (of je beschikt over het artikel 7, waardoor je in een Nederlandstalige functie kunt werken). Beschrijving van de opdrachten Brussel Plaatselijke Besturen is op zoek naar een A1 Adjunct-coördinator Verkiezingen, die een sleutelrol zal vervullen in de strategische, organisatorische en operationele ondersteuning van de projectverantwoordelijke Verkiezingen. Samen met de coördinator van de cel Verkiezingen vorm je een duo dat instaat voor de goede voorbereiding, organisatie en opvolging van de Verkiezingen. Je werkt nauw samen en neemt een belangrijke ondersteunende rol op binnen de cel. Je werkt aan een opdracht van groot maatschappelijk belang binnen een dynamische en voortdurende evoluerende omgeving waarin geen enkele week dezelfde is. Je opdrachten zijn de volgende: Je ondersteunt de projectverantwoordelijke bij de dagelijkse coördinatie van de cel Verkiezingen. Je verzamelt, analyseert en verwerkt informatie om dossiers te ondersteunen. Je bewaakt de planning en de deadlines, volgt de acties op en zorgt voor een efficiënte communicatie tussen alle betrokken partijen. Je ontwikkelt en onderhoudt actief een professioneel netwerk met de verschillende actoren die betrokken zijn bij het verkiezingsproces. Je zorgt voor duurzame en efficiënte samenwerkingen. Je bereidt werkvergaderingen voor en organiseert deze, stelt verslagen op en volgt beslissingen op. Daarnaast werk je mee aan de nota’s, samenvattingen, adviezen en andere beslissingsondersteunende documenten voor de hiërarchie en het management. Je werkt mee aan de opvolging van complexe administratieve dossiers, waaronder interne procedures, overeenkomsten, de noodzakelijke goedkeuringen voor de voortgang van het project en overheidsopdrachten in het kader van de organisatie van de Verkiezingen. Je draagt bij aan de voortdurende verbetering van de instrumenten, procedures en ondersteunende documenten die door de cel Verkiezingen worden gebruikt. Daarnaast help je bij het opstellen van duidelijke en toegankelijke informatie voor gemeenten en burgers, onder meer voor informatiebrochures en communicatiemiddelen rond de Verkiezingen. Je neemt deel aan coördinatievergaderingen en werkgroepen met verschillende institutionele partners en zorgt voor de opvolging van de acties en engagementen die daaruit voortvloeien. Je ontwikkelt geleidelijk een globaal inzicht in het verkiezingsproces op technisch, juridisch, logistiek, organisatorisch en communicatief vlak, met bijzondere aandacht voor elektronisch stemmen. Je bouwt een grondige kennis op van de gebruikte IT-tools, verkiezingssoftware, de overdracht en verwerking van resultaten en de technische vereisten van elektronische Verkiezingen. In dat kader werk je mee aan het testen van toepassingen, de opvolging van technische processen, de analyse van incidenten en de evaluatie van operationele risico’s en impact. Affiniteit met IT- en technische omgevingen is daarbij een belangrijke troef. Specifieke factoren: De functie vereist een sterke betrokkenheid naarmate de Verkiezingen dichterbij komen, in het bijzonder tijdens de laatste maanden vóór de Verkiezingen van 2030. In deze periode zijn avond- en weekendprestaties regelmatig noodzakelijk zijn, onder meer voor tests, opleidingen, coördinatievergaderingen, voorbereidende werkzaamheden en de verkiezingsdagen zelf. Een grote beschikbaarheid en flexibiliteit worden dan ook van je verwacht. Wie zijn wij? De cel Verkiezingen, waarvan je deel zal uitmaken, behoort tot Brussel Plaatselijke Besturen, één van de acht besturen van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB). Brussel Plaatselijke Besturen (BPB) vormt de schakel tussen het Gewest en de verschillende lokale besturen op zijn grondgebied. Zijn opdrachten situeren zich voornamelijk tussen het toezicht op de beslissingen van de lokale besturen en de financiering van het overheidsbeleid. Verkiezingen organiseren is één van de meest zichtbare en maatschappelijk relevante opdrachten van de overheid. Op verkiezingsdag moet alles kloppen: van de ontvangst van kiezers tot een vlot verloop in de stembureaus en betrouwbare resultaten. Dat maakt werken voor de cel Verkiezingen concreet, dynamisch en impactvol. Voor de Verkiezingen van 2029/2030 zitten we bovendien in een uitzonderlijke voorbereidingsfase. De cel Verkiezingen werkt onder meer mee aan de invoering van een nieuw elektronisch stemsysteem en ontwikkelt tegelijkertijd alternatieve scenario’s om de continuïteit en veiligheid van het verkiezingsproces binnen een ambitieuze planning te waarborgen. Hoewel de Verkiezingen pas in 2029/2030 plaatsvinden, is de voorbereiding nu al volop aan de gang: we volgen procedures en bestekken op, stemmen af met talrijke partners, organiseren test- en experimenteertrajecten en werken opleidingen en ondersteuning uit voor alle betrokken actoren. Daarom zoeken we een vaste medewerker voor de cel Verkiezingen die mee de organisatie in goede banen leidt, het overzicht bewaart, dossiers opvolgt, samenwerkt met talrijke interne en externe partners en de projectleider kan vervangen bij korte afwezigheden. Het is een boeiende en heel gevarieerde job voor iemand die graag organiseert, communiceert en energie krijgt van een project waar geen enkele week dezelfde is. Je versterkt een hecht en gemotiveerd team dat elke dag werkt aan een opdracht met echte maatschappelijke betekenis. Je leert veel bij, krijgt verantwoordelijkheid en draagt mee bij aan een project dat nooit routine wordt. Twijfel je nog? Contacteer gerust projectleider Annick De Beul — zij beantwoordt je vragen graag. Bij Brussel Plaatselijke Besturen zorgen we voor de juiste ondersteuning zodat jij op je best bent, op en naast het werk. Met voordelen voor een gezonde werk-privébalans en een bruisende werkplek in hartje Brussel, kan je samen met collega’s elke dag het beste van jezelf geven ten dienste van alle Brusselaars. Ontdek alle voordelen op onze website: https://plaatselijke-besturen.brussels/ Verkiezingswebsite: Gemeenteraadsverkiezingen 13 oktober 2024 | Elections communales 2024 Jouw profiel Vereiste ervaring Je hebt minstens 1 jaar relevante werkervaring in projectbeheer. De ervaring kan zowel zijn opgedaan in een projectomgeving als binnen een operationele, administratieve, beleidsmatige of ondersteunende functie, waarbij je minstens 3 van de 6 volgende taken hebt uitgevoerd: 1. Plannen, organiseren en opvolgen van projecten, evenementen, acties of dossiers; 2. Opmaak van nota’s, adviezen of procedures; 3. Voorbereiden van vergaderingen; 4. Beheren en actualiseren van procedures, handleidingen of werkdocumenten; 5. Samenwerken met verschillende stakeholders (intern en extern); 6. Bewaken van deadlines en behalen van doelstellingen Waarop moet je letten? Je dient over de vereiste werkervaring te beschikken om toegelaten te worden tot de selectieprocedure. Besteed extra aandacht aan de beschrijving van je werkervaring in je cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voo