CONTRAT NATIONAL- ASSISTANT-E ADMINSITRATIF-IVE ET COMPTABLE SENIOR – ALBANIE / KOSOVO - F/H

Sous l’autorité du responsable du bureau AFD pour l’Albanie et le Kosovo l’assistant(e) administratif(ve) et comptable sénior travaille en lien fonctionnel direct avec la responsable administrative régionale de l’agence régionale des Balkans Occidentaux à Belgrade, et en contact régulier avec le Pôle comptable de la DR Élargissement et Voisinage Européen (DREVE) localisé à Istanbul. La personne recrutée assure la responsabilité de la gestion administrative, budgétaire et comptable du bureau de Tirana (Albanie) et de l’antenne de Pristina (Kosovo). Elle assure également le rôle de point focal communication, de correspondant Informatique – archivage - protection de données et de relais sécurité en lien avec le responsable du bureau et le directeur de l’agence régionale des Balkans Occidentaux. Elle assiste aussi l’équipe dans toutes autres tâches relevant de sa compétence. ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS Responsable de gestion comptable et budgétaire Préparation des PRE WEBADI pour l’Albanie et le Kosovo Préparation des règlements des factures via e-banking pour l’Albanie et le Kosovo ; Contrôle et préparation des pièces comptables pour l’Albanie et le Kosovo (devis, validations, tableaux de comparaison, les formulaires achat sans TVA, les déclarations de TVA, etc.) conformément au manuel des procédures comptables Suivi de la trésorerie, communication avec les banques, mise à jour de la documentation Suivi des contrats avec les fournisseurs, renouvellement, diligences pour l’Albanie et le Kosovo Contrôle et suivi global des contrats Classement et archivage des pièces comptables ; Traitement de documents et courriers Réceptionner, ventiler et traiter les courriers et documents reçus et selon les instructions ; Préparer, saisir et formaliser les courriers à destination des partenaires émis par le bureau et/ou l’agence et veiller à leur acheminement à leurs destinataires ; Veiller à la tenue à jour des registres « courrier départ » et « courrier arrivée » (pour Albanie/Kosovo) sur le serveur ; Rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus, les rapports ou PV de réunion ; Assurer les traductions occasionnelles orales et écrites, en albanais/français/anglais Mettre en forme les supports de présentation réalisés par l’équipe. Diffuser les notes de services internes, circulaires, etc. Classer les documents et courriers selon le mode approprié et le Plan de classement de l’agence et assurer l’archivage des documents qui lui sont confiés ; Gestion des rendez-vous, missions et voyages Hiérarchiser et fixer les rendez-vous, pour le responsable de bureau et occasionnellement pour l’antenne de Pristina et en relais de l’agence régionale si nécessaire ; Veiller à la cohérence et à l’organisation des rendez-vous ; Assurer la mise à jour des boites de réception et des contacts électroniques ; Assurer la gestion centralisée du répertoire de contacts pour l’Albanie et le Kosovo (cartes visites, base de contacts, mailing list invités, …) Organiser la logistique des réunions en ligne avec la comitologie de l’agence (réservation et préparation des salles, invitations électroniques etc.) ; Établir, classer et suivre les validations des Ordres de Mission conformément aux procédures définies dans le manuel de procédures administratives ; Préparer les plans vols ou transport optimisés ; avec réservation/achat/re-confirmation des billets/classement des devis et validations ; Établir et suivre les validations des fiches de départ PARSEC en lien avec la chargée de gestion ; Organiser les missions locales en Albanie et au Kosovo (Prise de rdv, réservation hôtel, accueil aéroport (arrivée et départ) ; logistique et transport pour les déplacements,) Suivre les programmes de mission, garder un contact permanent avec le missionnaire et transmettre les informations appropriées en temps réel si nécessaire ; Gérer les aspects logistiques des rencontres et manifestations placées sous l’égide du bureau. Gérer le standard téléphonique et recevoir et orienter les visiteurs ; Gestion administrative du personnel Gestion administrative des agents expatriés Accompagner et gérer l'installation des nouveaux agents en Albanie et au Kosovo (Suivi des demandes des visas, carte d’identité, ouverture comptes bancaires, EDLE) Assurer la séance locale d’On-boarding Assister et gérer localement le déménagement des agents arrivants/partants en Albanie et Kosovo (EDLS, franchise déménagement, franchise véhicule, etc.) Assurer la gestion des contrats des consultants Référente archives Gérer et tenir à jour un état des boîtes d’archives rangées dans le local d’Archives Veiller à la bonne utilisation des serveurs, diffuse les bonnes pratiques et maintien la structure d’archivage stable pour les dossiers et sous-dossiers, suivant l’arborescence définie Organiser une campagne d’élimination des archives papier et bureautiques arrivées à échéance, après visa du service (pôle, secteur) qui a produit les documents, du directeur de l’agence et du pôle archives de l’AFD Référente sécurité et protection de données Suivi des questions de sécurité en lien avec le responsable de bureau mais aussi le directeur de l’agence, qui est le référent sécurité principal de l’agence Suivi et mise à jour du dossier de sécurité de l’agence, au moins deux fois par an, ou bien à l’arrivée de nouveaux agents Participe au dispositif de sécurité de l’agence et de l’ambassade de Tirana Organise la gestion administrative des ressources humaines, gère le stockage des informations associées au dossier du personnel Gestion du parc informatique / CIL Correspondante informatique locale pour le bureau de Tirana et l’antenne de Pristina ; Masterisation des ordinateurs (remasterisation, remplacement des postes, remise à zéro pour faire un don, décommissionnent des postes) ; Création et suivi des demandes informatiques (créations comptes et adresses e-mails, accès logiciels, demandes matériel informatique etc.) ; Résolution des incidents informatiques (postes des agents, salle de conférence etc.) ; Suivis des opérations sur le serveur ; Référente de communication locale Appuyer le bureau de Tirana et l’antenne de Pristina pour toutes les actions de communication, en collaboration avec la référente communication de l’agence des Balkans occidentaux et le Référent communication régionale (RCR) de la DREVE Proposition et suivi du plan de communication annuel Élaboration de supports de communication papier et digitaux Création ou mise à jour d’outils de communication Coordination et lien avec les équipes de siège, les Ambassades et les acteurs locaux, remontée d’informations pour alimenter la communication interne et externe Appui aux relations presse locales